Aldila_Task Lecture 11

Klaster 2 - Document & Kertas 

Gak kerasa sudah masuk di awal Bulan Desember, yang artinya sebentar lagi akan berganti tahun. Huhu...resolusi thn ini belum semuanya terealisasi udah mau abis aja. Begitupun dengan materi di Gemari Pratama ternyata sudah menginjak di kluster 2 area 2 yaitu document dan kertas. Materi kali ini agak-agak bikin saya kontemplasi sama diri sendiri, kok ternyata apa yang ada dirumah masih jauh dari keadaan ideal di materi.

.

Jujur sejujur-jujurnya nih ya, saya ternyata kurang perhatian dengan penanganan document. Padahal document itu salah satu item krusial dirumah, dan sangat penting. Document dan kertas yang ada dirumah sangat amat sedikit dan cenderung terabaikan. Sebelum omongin document, saya bahas kertas aja ya...kertas dirumah ada 2 macem, kertas-kertas printable buat activity Echa (udah dibahas minggu kemarin) dan kertas brosur dari ngumpulin di mall, kalo yang ini hobi Echa sih suka minta ambilin kertas brosur.

Before : Clear Folder untuk semua document

Before : Document milik ayah yang diambil dari desa

.

Document yang ada dirumah minimalis banget, cuma ada KK, akte Echa, KTP, sertifikat rumah, buku tabungan, passport, BPKB dan fotocopyannya. Kayak KTP, SIM, STNK, BPJS dan kartu-kartu lain saya simpan di dompet dan dompet kartu. Oh iya, ada lagi sekresek document punya ayah yang baru diambil dari kampung. Dan document milik saya pribadi masih di rumah Nganjuk donk ternyata belum dibawa ke Gresik.

.

 Untuk document yang berkaitan dengan pekerjaan, seperti surat tugas, SK dan lainnya saya taruh dikantor dimasukin map. Dokument dirumah kami cuma ada dalam 1 clear holder, inilah kenapa saya bilang kalau saya kurang perhatian terhadap penanganan document dirumah kami. Karena saya taruh segala macam itu di clear holder tanpa saya pilah-pilah lagi, jadi pas nyari document yang dibutuhkan mesti baca dan bolak balik clear holder satu-satu.

Secara umum untuk pembagian document dan kertas dirumah dibagi menjadi :

No	Kategori	Sub-Kategori	Details
1	Document	Permanen	Ijasah, Akte, KK, Sertifikat rumah, Buku Nikah
		Sementara	Buku Tabungan, Passport, BPKB, SKCK, Polis asuransi
		Kartu	SIM, KTP,  BPJS, member card, kartu garansi
2	Kertas	Printable play & learn
		Brosur/pamflet	Brosur ace, informa, makanan, katalog cat, undangan nikah,
		Slip/nota pembayaran	Nota belanja, bukti transfer,

.

Berbenah document dan kertas saya lakukan kemarin malem sepulang kerja, gak terlalu lama sih mungkin hampir 2 jam lah. Pertama saya keluarkan aja clear holder dan kresek dari lemari, kemudian dijereng tiap kategori dan dipilih mana-mana yang masih perlu dideclutter dan diberesin. So simple aslinya, cuma kadang emang butuh buat mindfull dan fokus biar cepet selesai. Tapi, bukan berarti kerjaan yang gampang gak ada hambatannya berbenah document pun ada hambatannya loh yaitu :

* Clear holder / Map cuma ada 1

Kan saya udah bilang tadi kalo ternyata dirumah cuma ada 1 clear holder untuk semua document diatas. Inget kata mbak Indri untuk tidak menambah storage baru dan memanfaatkan yang ada dirumah, jadi emang dari awal berbenah belum beli apa-apa. Tetapi oh tetapi, sepertinya saya bakal membutuhkan clear folder tambahan karena 1 clear holder ini kepenuhan buat menampung semua document dirumah. Kayaknya perlu beli 3 lagi, jadi nanti saya ambil document dirumah Nganjuk trus pisahin masing-masing document orang dirumah ke masing-masing clear holder. Dan ada 1 clear holder untuk document yang sifatnya umum seperti document keluarga, document asset, buku garansi dll. Soon lah nanti nyicil beli satu-satu dulu.

* Ada beberapa document yang belum memiliki copyan

Saat mendadak memerlukan document, biasanya saya cek ke clear folder ini dan ternyata ada beberapa document yang belum ada copyannya. Nah, kayak gini kan bikin document asli cepet rusak kalo bolak balik keluar masuk. Semoga nanti setelah ambil semua document bisa segera bikin copyan masing-masing 1 lah ya.

* Belum ada 1 tas khusus document

Ini juga cita-cita biar kalo nata dan ambil simple, tinggal angkat 1 tas jadi deh semua document yang dibutuhkan bisa keambil tanpa ambil dari beberapa tempat. Nanti deh kalo udah komplit clear foldernya baru saya berencana beli tas khusus document

* Belum menyalin document dalam bentuk digital

Hahaha...saya ngerjain task ini sambil ketawa loh, kok ternyata PR saya masih banyak ya terkait berbenah document kali ini. Selain siapin budget untuk storage, juga mesti siapin waktu agar document dirumah rapi dan simple.

Jadi kira-kira nanti bakalan gini kedepannya perjalanan berbenah document lanjutan dirumah kami :

Ambil document dirumah à beli 3 clear folder à pisah document ke masing-masing clear folder à scan semua document à copy semua document 3x à beli tas document untuk taruh clear folder à cek tiap 3 bulan sekali

.

Hasil Decluttering

Proses pemilahan document dan kertas kemarin saya mulai dari document dulu, document saya keluarkan setiap sub kategori kemudian disortir dan dirapikan kembali untuk document yang masih digunakan sedangkan document yang sudah tidak digunakan saya pisahkan untuk declutter. Begitupun dengan kertas, yang ternyta hampir 90% harus dideclutter karena tidak digunakan dirumah.

Untuk kriteria seleksi document dan kertas ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan :

-         * Document masih dipakai

Yang terdiri dari document-document penting permanent dan sementara yang masih berlaku seperti Ijasah, KK, Buku nikah, BPKB, SIM, polis asuransi dll

-         * Document tidak dipakai

Brosur toko, nota pembayaran, katalog dari toko dll

-         * Document kelebihan copyan

Fotocopy KTP, SKCK, Akte< ijasah yang lebih dari 10 lembar saya sisakan hanya 3 lembar dan sisanya saya declutter

-         * Document expired/ sudah habis masa berlaku

SKCK yang sudah expired, kartu garansi yang tidak berlaku, dll

After : Diberi daftar isi di halaman depan

After : Diberi sticker label per halaman

 Kriteria memilah ini memudahkan saya untuk mendeclutter document dan kertas yang sudak tidak diperlukan. Dan ternyata berbenah semalam menghasilkan setumpuk kertas yang bisa dideclutter, lumayan ndak menuhi clear folder yang udah penuh. Hahaha...

Kertas-kertas yang berisi document saya bawa ke kantor untuk dimusnahkan dengan paper shredder, daripada saya bakar/bikin bubur kertas makan waktu plaing gampil pke paper shredder. Toh, kertasnya juga bisa dibawa untuk didaur ulang nanti. Kalo untuk brosur dan kertas yang tidak memuat hal penting langsung saya pisahkan untuk dibawa ke bank sampah.

.

Sekian task 11 yang bisa saya ceritakan, mohon maaf minggu ini lumayan crowded sehingga irit banget bikin narasi. Yang penting tetap istiqomah mengerjakan tugas tepat waktu.

.

.

.

#Task10GP2
#GP2
#GP2Kelas2
#gemaripratama
#angkatan2
#klaster2
#gemaridokumen
#menatadirimenatanegeri
#gemariclass
#metodegemarrapi
#indonesiarapi
#serapiitu
#segemariitu
#RASA

@cue_dil

Setengah jam ngerjain task sambil diburu waktu mau rapat

061219

Sumber Bacaan

_Materi Klaster 2-Document & Kertas, Gemar Rapi, 2019_

_Foto-foto dokumentasi pribadi, 2019_